02 bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022 về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, trong đó, hướng dẫn quy trình tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Tiếp nhận, xử lý dữ liệu HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

Hướng dẫn tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế

Bước 1:

- Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn (bao gồm dữ liệu hóa đơn đã hủy sẽ được tiếp nhận theo Điều 10 Quy trình tại Quyết định 1391/QĐ-TCT), Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin gói dữ liệu của NNT, bao gồm:

+ Mã số thuế của NNT phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

+ Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu theo quy định.

+ NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

+ Chữ ký số của NNT theo gói hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

+ Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT của tổ chức truyền nhận.

+ Số lượng hóa đơn trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng hóa đơn trong thông tin chung của gói dữ liệu HĐĐT.

+ Thông tin mã của cơ quan thuế trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền phải thuộc dải ký tự mã của cơ quan thuế đã cấp cho NNT, đảm bảo duy nhất.

- Căn cứ kết quả đối chiếu các thông tin nêu trên, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình tại Quyết định 1391/QĐ-TCT, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận, gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và gửi vào thư điện tử email của NNT. 

Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

Bước 2:

- Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã gửi đến CQT, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin theo Bước 1 và các thông tin sau:

+ HĐĐT có thời điểm lập và là loại hóa đơn phù hợp với thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT đã được Thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền hoặc các thông báo CQT đã gửi NNT (ví dụ: Thông báo hóa đơn điện tử cần rà soát).

+ Số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn” trên hệ thống.

+ Trường hợp là hóa đơn thay thế thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị điều chỉnh, chưa bị thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

+ Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

+ Trường hợp hóa đơn hủy đã tồn tại Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) theo Điều 10 Quy trình tại Quyết định 1391/QĐ-TCT và có đầy đủ lý do.

- Đối với trường hợp hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động gửi thông tin hóa đơn điều chỉnh, thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế đến địa chỉ thư điện tử của người mua (nếu có).

Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy trình Quyết định 1391/QĐ-TCT.

Lưu ý: Quyết định 1391/QĐ-TCT áp dụng đối với các cơ quan thuế khi triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP , Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Xem chi tiết tại Quyết định 1391/QĐ-TCT có hiệu lực kể từ ngày ký.